Cómo importar usuarios y clases al Gestor de aula mediante archivos CSV

El Gestor de aula permite importar clases, alumnos y profesores masivamente mediante archivos CSV, agilizando la gestión de usuarios. Los archivos CSV organizan datos en filas y columnas, separados por comas, y son compatibles con Excel y Google Sheets. A continuación, detallamos los pasos a seguir para importar correctamente un archivo CSV al Gestor de aula.

ℹ️ Importante: Siempre deberemos añadir primero las clases y, una vez creadas, ya podremos añadir los alumnos y profesores.

Paso 1: Ajustar el formato del archivo CSV

Antes de importar el archivo al Gestor de aula, es importante verificar que cumple con el formato requerido para garantizar su compatibilidad.

🏫 Formato para importar clases

Si deseas importar información sobre clases, el archivo CSV debe incluir los siguientes campos:

1. Class name (Nombre de la clase): Debe contener solo texto y no incluir caracteres especiales (p.e.: / , ! , "" , ? ). Se recomienda que no supere los 20 caracteres.
2. Course number (Número de curso): Debe contener únicamente valores numéricos comprendidos entre 3 y 15, donde 3 corresponde al curso de I3 en España (3 años) y 15 corresponde al curso de 4º de la ESO en España (15 años). Ver tabla de equivalencias internacionales.

Curso	Course Number
I3	3
I4	4
I5	5
1 Primaria	6
2 Primaria	7
3 Primaria	8
4 Primaria	9
5 Primaria	10
6 Primaria	11
1 ESO	12
2 ESO	13
3 ESO	14
4 ESO	15

Para ayudarte en este proceso, te proporcionamos un archivo de demostración que puedes utilizar como referencia para estructurar correctamente los datos de las clases a crear.

🧑🏻‍🏫 Formato para importar profesores

Si deseas importar información sobre profesores, el archivo CSV debe incluir los siguientes campos:

1. Name (Nombre del docente): No debe contener caracteres especiales (p.e.: / , ! , “” , ?).
2. Surname (Apellido del docente): No debe contener caracteres especiales (p.e.: / , ! , “” , ?).
3. Class name (Nombre de la clase o clases asignadas): Si el docente está asignado a más de una clase, cada nombre debe estar separado por un punto y coma «;» (p.e.: clase 1; clase 2; clase 3; …).
4. Email (Correo electrónico del docente): Dirección de correo que el docente utilizará como usuario para acceder al Gestor de Aula.

Para ayudarte en este proceso, te proporcionamos un archivo de demostración que puedes utilizar como referencia para estructurar correctamente los datos.

🧒🏻 Formato para importar alumnos

Si deseas importar información sobre alumnos, el archivo CSV debe incluir los siguientes campos:

1. Name (Nombre del alumno): No debe contener caracteres especiales (p.e.: / , ! , “” , ?).
2. Surname (Apellidos): No debe contener caracteres especiales (p.e.: / , ! , “” , ?).
3. Class name (Nombre de la clase): Asegúrate de no incluir caracteres especiales (p.e.: / , ! , “” , ?). Debe coincidir exactamente con el nombre de una de las clases ya existentes en el Gestor de aula, ya que cada alumno debe estar asignado a una clase.
4. Course number (Número de curso): El curso del alumno se define por la clase a la que está asignado. Los valores admitidos van del 3 al 15, donde 3 corresponde al curso de I3 en España (3 años) y 15 corresponde al curso de 4º de la ESO en España (15 años). Ver tabla de equivalencias internacionales.
5. SIS ID (Identificador del alumno): Código único del alumno en el sistema de gestión del centro. No debe contener caracteres especiales (p.e.: / , ! , “” , ?). Si no existe un registro previo, puedes asignarlo asegurándote de que sea único para cada alumno.
   
6. Email: Correo del alumno para acceder a la práctica individualizada. Este no será obligatorio en todas las etapas educativas, a continuación detallamos los requisitos según el nivel:
   - Infantil: No aplica, ya que en esta etapa no es posible el acceso mediante un correo de alumno.
   - Primaria: Es opcional, ya que los alumnos pueden acceder tanto con las credenciales del docente como con sus propias credenciales de alumno.
   - Secundaria: Es obligatorio, ya que es la única vía de acceso a la práctica individualizada.
7. Individual Access Password: Obligatoria siempre y cuando se haya añadido un correo en el campo de Email. Es la contraseña que el alumno deberá utilizar para acceder a la App de Práctica individualizada (en el caso de alumnos de Infantil y Primaria) o al Gestor de aula (en el caso de alumnos de Secundaria). Debe tener mínimo 6 caracteres combinando letras y números. Si no cumple con la política de seguridad se asignará una contraseña aleatoria.

Para ayudarte en este proceso, te proporcionamos un archivo de demostración que puedes utilizar como referencia para estructurar correctamente los datos de los usuarios de alumnos a crear.

⚠️ ¡Atención!

• Los campos «Class name» y «Course number» deben coincidir exactamente con los datos existentes en el Gestor de aula. Si no coinciden, la importación generará un error y no se completará correctamente.
• Los campos «Email» y «Individual Access Password» deben aparecer siempre en el archivo CSV, incluso si no se añaden correos electrónicos o contraseñas para ningún alumno de Infantil o Primaria. Si estos campos no están presentes, la importación generará un error y no se completará correctamente.
  
  

❓Preguntas frecuentes:

¿Qué sucede si quiero importar a un alumno que había añadido previamente a mano?

Cuando se añade un alumno manualmente, no se asigna un valor al campo SIS Id. Este campo se utiliza en la importación de usuarios para identificar si el alumno ya existía previamente. Por lo tanto, no es posible actualizar la información de un alumno a través de un archivo CSV si este ya ha sido creado manualmente en el sistema.

¿Qué ocurre si vuelvo a subir un alumno que ya existe?

Para identificar un alumno a través de CSV usamos el campo identificador de LMS (SIS ID). Si vuelves a subir un archivo CSV que contiene un SIS ID ya existente, los datos del alumno coincidente se actualizarán con la nueva información proporcionada en el archivo.

Paso 2: Importar el archivo CSV

Una vez verificado que el formato es compatible, ya podremos importar el archivo CSV al Gestor de Aula.

• Si eres propietario o administrador: podrás importarlo desde el apartado de Centro > Importaciones y, a continuación, haz clic en el botón de Nueva importación .csv.

• Si eres docente: podrás importar alumnos a una clase concreta, accediendo a su listado de alumnos y deberás hacer clic en el botón superior derecho de Añadir alumno/a y, después, selecciona la opción de Importar.csv.